EU-Meldepflichten– Wie umsetzen im Unternehmen?

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Die Umsetzung der Meldepflichten bei Arbeitseinsätzen in Europa stellt viele VDMA-Mitgliedsunternehmen vor eine große Herausforderung, Der VDMA-Infotag am 22. Mai 2019 bot praxisnahe Ideen zur Prozess-Implementierung.

Für viele Unternehmen ist es nach wie vor schwer verständlich, dass zur Vermeidung von Sozialdumping, EU-Arbeitseinsätze vorab im jeweiligen Land gemeldet werden müssen. Da die Meldepflichten in jedem EU-Mitgliedstaat variieren, ist dies mit hohem bürokratischem Aufwand verbunden.

Revision der Entsenderichtlinien – Zeichen stehen auf Verschärfung

Alexandre Ratiu aus der VDMA Abteilung Recht konnte leider keine Entwarnung hinsichtlich der Revision der Entsenderichtlinie geben. Die Zeichen stehen ab Juli 2020 eher auf Verschärfung. Dann gilt „gleicher Lohn für gleiche Arbeit am gleichen Ort“. Dies bedeutet, dass die lokalen Tarifverträge und nicht nur die Mindestlöhne als lokale Vergleichslöhne gelten werden. Wie diese Löhne in der Praxis ermittelt werden sollen, ist noch völlig unklar.

Meldungen sind nicht nebenbei zu erledigen

Bereits heute besteht großer Handlungsbedarf bei der Umsetzung der bestehenden Regelungen. Aber wie? Best Practice Beispiele aus dem Mitgliederkreis gaben gute Ideen zur Prozess-Implementierung.

Neben den erforderlichen Dokumenten (Gehaltsnachweis, Arbeitsvertrag, etc.), ist die Sensibilisierung der reisenden Mitarbeiter von zentraler Bedeutung. Maik Seidel von der MULTIVAC Sepp Haggenmüller SE & Co.KG berichtete, dass er in ausführlichen Mitarbeiterschulungen über die EU-Meldepflichten und die konkrete Umsetzung im Unternehmen informiert. In vielen Fällen müssen Abläufe der Reiseorganisation grundsätzlich überdacht werden.

Simone Knabe von der Braunschweiger Flammenfilter GmbH erläuterte in ihrem Vortrag, dass sie aus dem Reisemanagement in die HR-Abteilung integriert wurde, da sie zur Meldung der Arbeitseinsätze Zugriff auf Gehaltsdaten benötigt. Diese Konstellation bestätigten mehrere TeilnehmerInnen aus ihren Unternehmen.

In der anschließenden Diskussion zeigte sich schnell, dass die Meldungen häufig „nebenbei“ gemacht werden sollten, dies in der Praxis aber nicht funktionierte. Neue interne Strukturen, zusätzliche Personalkapazitäten oder auch der Einkauf externer Dienstleistung sind erforderlich.

A1 –Bescheinigung: Gehört das auch zu den EU-Meldepflichten? Nein!

Die beiden Themen EU-Meldepflichten (Vermeidung von Sozialdumping) und die A1-Bescheinigung (Schutz vor Doppelversicherung) führen immer wieder zu Verwirrung. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Themen, die strikt zu trennen sind. Immer wieder kommt die Frage aus dem Mitgliederkreis: Wenn keine Meldepflichten gelten, dann brauche ich auch keine A1-Bescheinigung? Die Antwort ist ein klares Nein, die A1-Bescheinigung brauchen Sie immer!

Monika Weltin, VDMA Abteilung Steuern und Ann-Kathrin Scheld, KPMG, erläuterten sehr anschaulich, warum der ursprüngliche Zweck der A1-Bescheinigung, nämlich die Vermeidung einer doppelten Beitragszahlung in der Sozialversicherung, sinnvoll und nötig ist, um die Dienstleistungsfreiheit in der EU zu gewährleisten. Anhand weniger Vorschriften kann mithilfe der A1-Bescheinigung gegenüber ausländischen Sozialbehörden rechtsverbindlich nachgewiesen werden, welches Sozialsystem für einen Versicherten zuständig ist.

Leider enthalten die anzuwendenden Vorschriften in der EG-VO 883/2004 keine zeitliche Bagatellgrenze. Deshalb ist auch bei einer kurzen Dienstreise (Montage, Vertrieb, etc.) in Europa eine A1-Bescheinigung erforderlich. Seitens der EU-Kommission wird dieses Thema diskutiert und die neu gewählten EU-Institutionen werden sich hiermit befassen.

Der VDMA ist weiterhin in Brüssel und Berlin aktiv. Im Sinne unserer Mitglieder können wir nicht oft genug betonen, dass die gegenwärtige Situation bei der Entsendung in völligem Gegensatz zur Idee des EU-Binnenmarktes steht.

VDMA-Website zu Arbeitseinsätzen in Europa

Der VDMA bietet exklusiv für Mitglieder einen praxisorientierten Überblick zu den Regelungen in den einzelnen europäischen Ländern. Auf der Seite

vdma.org/arbeitseinsaetze

sind alle Informationen auf Deutsch und Englisch im geschützten Mitgliederbereich abrufbar.