Umsetzung der DSGVO auf Messen

VDMA

Die ab 25. Mai geltenden Regeln der Datenschutzgrundverordnung haben erhebliche Auswirkungen auf den Umgang mit personenbezogenen Daten im Vertrieb. Es stellt sich die Frage, wie und unter welchen Voraussetzungen die auf Messen gesammelten Kontakte DSGVO-konform für den Vertrieb genutzt werden können.

Auch wenn es mangels Rechtsprechung bisher an Anhaltpunkten für die 100%ig verordnungskonforme Umsetzung fehlt, hat der Messeverband AUMA hierzu einen ausführlichen Artikel veröffentlicht. Die Einschätzungen und Hinweise werden auch von der Rechtsabteilung des VDMA geteilt.

Die Anforderungen an einen datenschutzkonformen Ablauf sind eigentlich überschaubar. Dennoch macht die DSGVO natürlich eine Anpassung der internen Prozesse nötig:

  1. Ratsam kann es z. B. sein, nach Erfassung der Daten im CRM dem Betroffenen eine Mail zu schicken, die die Informationspflichten berücksichtigt und klar und transparent dem Betroffenen die datenschutzrechtlich notwendigen Informationen zur Verfügung stellt
  2. Zur weiteren vertrieblichen Nutzung der Daten ist eine „Werbeeinwilligung“ einzuholen, soweit diese nicht bereits z. B. auf der Messe erteilt wurde

Die Werbeeinwilligung ergibt sich aus §7 UWG und stellt vielfach die eigentliche Hürde für die Kontaktaufnahme nach der Messe und die Einbindung in weitere Werbeaktivitäten – z.B. Aufnahme in Newsletter, werbliche Kontaktaufnahme per E-Mail, etc. – dar. Ohne diese Einwilligung ist der Messekontakt für die Messenachbereitung annähernd wertlos. Eine unvorsichtige Herangehensweise nach dem Motto „wo kein Kläger, da kein Richter“ birgt erhebliche rechtliche Risiken.

Insofern ist es empfehlenswert, die an ein Messegespräch anschließenden Abläufe zur Einhaltung der DSGVO klar zu definieren: Wann werden dem Messebesucher welche Informationen zugeschickt und wie wird er zur Werbeeinwilligung aufgefordert. Diese besucherseitig notwendigen Aktivitäten sind in das Messegespräch einzubauen und der Besucher muss entsprechend motiviert werden, die später angeforderten Einwilligungen zu erteilen.

Eine entsprechende Schulung der Messestandmitarbeiter wird notwendig. Auch hinsichtlich der Folgen einer Nichteinhaltung dieser Prozesse müssen sie sensibilisiert werden.

Ihre Ansprechpartner:

  • Daniel van Geerenstein, VDMA Rechtsabteilung, daniel.vangeerenstein@vdma.org, Tel: (+49 69) 66 03 -13 59
  • Alexander Koldau, VDMA Messereferat, alexander.koldau@vdma.org, Tel.: (+49 69) 66 03 -14 34
  • Robert Konjusic, Business Advisory, robert.konjusic@vdma.org, Tel.: (+49 69) 66 03 -11 67